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Mejores e-mails, más tiempo libre

Por increíble que parezca, la masificación del correo electrónico (hasta la gente más tecnológicamente analfabeta tiene e-mail por estos días) no ha traído consigo la difusión de los buenos hábitos de correo. Parte por ignorancia, parte por desconsideración, parte por falta de sentido común, nuestras casillas se ven bombardeadas diariamente no sólo por el maldito SPAM, la plaga del siglo XXI, sino por correos que sí queremos recibir pero que nos quitan mucho tiempo simplemente tratando de descifrar el mensaje. Si recibes 20 correos al día, puede ser... pero ¿y si recibes 100? ¿Si trabajas vía correo electrónico (como yo) y tienes que responder por la misma vía? Procesar un documento te toma mucho más tiempo si está mal escrito, si el autor no se tomó el tiempo o esfuerzo de hacerte más simple la vida. Aquí presento un breve resumen de las quejas en este campo y diversas técnicas para mejorar tus hábitos (y a veces los ajenos) a la hora de escribir correo electrónico. Presten atención, y difundan las buenas prácticas en estos enlaces (los comentarios a cada artículo original también son excelentes, pero están en inglés):

Cinco malos hábitos de correo electrónico que quiero que te quites:

1. Uso liberal de "MUY ALTA PRIORIDAD"

2. La firma de 18 líneas sobre todas las Cosas Malas que me pasarán si es que alguna vez revelo el contenido de tu mensaje super-confidencial (y sin encriptar).

3. La nota de prensa que no solicité (y el no tomar en cuenta que ya solicité que me quitaras de tu lista de correo)

4. El fondo gráfico, etiquetas de fuente y tablas, y los otros 14kb de código HTML inútil asociados a CADA MENSAJE QUE ME ENVÍAS. (Osea, no usen texto formateado!!)

5. El incluir mi dirección personal mas las otras 98 de totales desconocidos en el "Para:" de tu mensaje recordándome sobre una fiesta de cumpleaños.

Artículo original: Five email tics I'd love for you to lose
Mención en Lifehacker (con comentarios)


Por si esto fuera poco, hay mucho más que explorar en el campo de las buenas prácticas en correo electrónico. Algunos tips:
  • Usa la línea de asunto para *resumir* tu mensaje.

  • Dale a tu lector todo el contexto en el primer párrafo.

  • Cuando le envíes copias a mucha gente (malo pero a veces necesario), marca qué le atañe a cada persona.

  • Marca claramente tus peticiones de acción.

  • A veces es mejor separar varios temas en diferentes mensajes, pero a veces es mejor juntar varios temas relacionados en uno solo. Usa tu criterio.

  • Cuando reenvíes un mensaje, edítalo. No lo dejes tal cual, quita lo que no es relevante y ahórranos a todos el ancho de banda.

  • Cuando sea una invitación o evento, incluye los datos en el Asunto.

  • No hay que extenderse innecesariamente. Más de una hoja (pantalla) es mucho y poca gente lee más.

  • Ve si es mejor otro tipo de comunicación. Algunas personas responden mejor o más rápido por teléfono.

  • Configura cada cuánto tiempo te conviene que entren nuevos mensajes automáticamente. Para algunos dos o tres veces al día es suficiente, para otros cada minuto es vital.

  • (Tomados del artículo original: Tips for Mastering E-mail Overload)

¿Quieres más? No hay mejor forma de enseñar a otros que con el ejemplo:

  • Edita el Asunto del mensaje (de un genérico "hola" a un útil "reunión el viernes a las 5pm")

  • Facilita respuestas completas: separa claramente los temas que necesitan respuesta.

  • Si usas varias direcciones, responde desde la más adecuada. Si recibes correo personal en tu cuenta de trabajo, contéstalo de tu cuenta personal.

  • No respondas inmediatamente, malacostumbras al remitente a esperar respuesta rápida que no siempre es posible (salvo que tu trabajo dependa de ello, como en mi caso).

  • Si te piden algo que tomará más de unos minutos, pregunta para cuándo lo necesitan.

  • Para listas de correos: sé firme en hacer cumplir las reglas establecidas.

  • Conceptos tomados de: Geek to Live: Train others how to use email

Aún más ideas sobre cómo escribir bien el correo electrónico en Writing sensible email messages... que ya les dejo de tarea porque me cansé de traducir.

Comentarios ajenos

El mal hábito numero 2 siempre me ha parecido re-gracioso. Osea, si un mail le llega a la persona no indicada de hecho que lo va a borrar sin leerlo, ja ja...

No olvides la mala ortografia que el maldito IM nos deja (no confundir con errores normales que cualquiera pueda tener), el uso excesivo de mayusculas y el hecho que crees que le mandas un correo a alguien confiable y luego recives de su direccion una cadena cada semana.
(Por cierto, no se ven bien los acentos en tu pagina de inicio, en las de los comentarios si)

colaboraciones espontáneas (cosas que me fastidia que hagas).

* "Agradeciendo de antemano y en espera de lo solicitado"
* Que un X te mande un mail y lo copie a tu jefe, a tu secretaria, a la secretaria de tu jefe, a la señora que limpia, a la viejita del canal 7 y a la voz amiga.
* Que lo vuelva a enviar por si acaso.

... mención aparte merecen los que te ponen en su agenda y te condenan a invitaciones eternas de zedo, hi5, sms.ac, ringo, etc.... ah! y como olvidar a esos que te asaltan apenas te conectas al IM (Yahoo! o MSN).

fer

El tema del "disclaimer" de cuchucientas líneas debajo de cada correo es una invención de los auditores que dicen que vía ese rollo te cubres de todas las implicancias legales que pueda traer como cola un comentario fuera de lugar. Acá en mi chamba me obligaron a colocarlo, el castellano e inglés :(

Argh, sí, nada peor que recibir cadenas y esas invitaciones a cuanto servicio haya para recordar cumpleaños (a mi parecer, intentos de hacer bases de datos de emails válidos) o mandar mensajes de texto por celular (SMS.ac, la gran estafa... si no me creen pregúntenle a Google). Y lo peor es que la gente que los manda cree que hace algo bueno!

Sobre el disclaimer... sí entiendo, supongo que en algunos medios es un mal necesario. Al menos háganlo con letra pequeña... lo ideal sería un link a la política de privacidad, no? jajajaja...

Lo más gracioso de algunos disclaimers es cuando ponen AL FINAL DEL MAIL la frase "Si usted no es el destinatario, no lea esto"

JAaaaaaaaaa!! sí, muy buena esa... cualquiera la pone al principio, no? Essstossssss... :)

quiero sabes del famoso mail

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